Rituelen voor energie
"Your mind is for having ideas, not holding them"
David Allen
Timemanagement is ook goed gebruik maken van jouw beschikbare energie
Ik start elke werkdag met een braindump. Eén van de rituelen in mijn dag. Rituelen of ritme op bepaalde momenten van de dag geven rust, ruimte en energie om de ‘chaos’ van de rest van de dag goed door te komen.
Dagstart & mijn energie
Een braindump doe ik om mijn hoofd leeg te maken en alle losse eindjes uit mijn hoofd op te schrijven. Vervolgens check ik mijn agenda en to-do list en schrijf ik de belangrijkste 3 taken van die dag op. Daarna organiseer ik mijn mailbox leeg. Heerlijk zo’n lege inbox! Dit wil overigens niet zeggen dat ik niets meer te doen heb. Alle mails waar een actie in zit, die staan in mijn to-do list. En de overige mails zijn verwijderd of gearchiveerd.
Al heb ik een to-do list, toch schrijf ik de belangrijkste 3 taken van die dag op. Gewoon op een papiertje, in een boekje of notitieblok. Omdat schrijven helpt jouw hoofd leeg te maken. En omdat ik die 3 taken de hele dag, duidelijk in beeld, naast mij heb liggen. Aan deze 3 taken ga ik mijn energie geven die dag. En alle tijd die daarnaast nog vrij is gebruik ik om de kleinere taken met minder prioriteit af te ronden.
Dagafsluiting & mijn energie
Ik sluit de dag altijd af met een reflectiemoment. Wat ging goed vandaag, wat kan beter en zijn er zaken die opnieuw gepland moeten worden. Dat kunnen taken zijn die die dag zijn blijven liggen. En dit zijn nooit de 3 belangrijkste taken die ik ’s ochtends heb opgeschreven, die zijn heilig! Alleen als er brand uitbreekt, zijn deze taken niet af. Of dit zijn taken die er in de loop van de dag bij gekomen zijn. Meestal plan ik deze direct, maar soms blijven ze liggen.
Braindump
Ik sluit mijn dag af met mijn braindump van die ochtend door te lezen. Zitten hier nog zaken in waar ik iets mee moet?
Je kan een braindumpboekje gewoon vol schrijven, af en toe blader je dan nog eens terug om te kijken of bepaalde gedachten meerdere keren voorkomen. Hoe komt dat dan en is dat erg?
Een braindump zorgt ervoor dat je hoofd leeg is en je ruimte krijgt om over belangrijke zaken na te denken, zonder dat je gestoord wordt door rondslingerende gedachten.
Systeem
Zoals je ziet heb ik een eigen ‘systeem’ voor mijn dag. Wat het voordeel hiervan is? Mijn brein is hieraan gewend. Mijn brein vertrouwd op dit systeem. Ik kan makkelijk dingen terugvinden, omdat ik weet waar het ligt of is waar het is gearchiveerd.
Mijn brein vertrouwd op mijn planning en to-do list, zodat ik (bijna) niets vergeet. Dit geeft rust. Vooral omdat mijn brein niet overbelast raakt van het moeten onthouden van taken. En als je brein rust heeft, mentale rust, dan hou jij meer energie over. Dan hoef je geen energie te verspillen aan zaken die er niet toe doen.
Zie het als een apparaat die continu standby staat maar niet wordt gebruikt. Dit apparaat verbruikt wel energie.
Ook ik wijk wel eens af van mijn ritueel. Ook ik heb wel eens van die dagen dat ik ’s ochtends begin met mijn mail te lezen. En iets lees waardoor ik geïnspireerd raak om nieuwe dingen te gaan ontwikkelen en mooie voorbeelden zie om in mijn trainingen te verwerken.
Voordat je het weet is het 11 uur en heb ik nog niets gedaan aan die belangrijke taak die voor die dag gepland was.
Mijn brandstof voor die ochtend is al op. De rest van de dag wordt het moeilijk, trekken en sleuren om de zaken af te krijgen. En ’s avonds met geen stok meer vooruit te krijgen. Gelukkig, ik ben ook een mens en geen machine. De volgende dagen gaat het meestal weer goed.
Niet iedereen kan een dag makkelijk plannen. Uiteraard is dit afhankelijk van wat je doet. Maar een dag starten en afsluiten dat kan iedereen. En daar haal je je winst, jouw rust en overzicht.
Wil jij meer overzicht en rust? Neem gerust contact met mij op.