Minder mail voor minder afleiding

Onlangs tijdens een netwerkgesprek gaf mijn gesprekspartner aan dat zij gehoord had dat je gemiddeld 1,6 mails ontvangt als reactie op een mail die jezelf hebt gestuurd. “Dus”, zei zij, “als ik minder mail, dan ontvang ik ook minder mails. Dat is fijn, dan word ik minder afgeleid en gestoord!”

Dat klopt! Mail is het meest gebruikte communicatiemiddel binnen bedrijven, maar ook het communicatiemiddel dat zorgt voor de meeste afleiding en verstoring van je werk. 

Tips om minder geleefd worden door mail

Minder mailen is een oplossing voor minder afleiding maar er zijn meerdere manieren om minder geleefd te worden door je mailbox:

• Zet alle notificaties uit
• Beoordeel 2 à 3 x per dag jouw mailbox
• Als je een mail gelezen hebt, bepaal dan direct wat je er mee doet:
  • Direct afwikkelen als het binnen 2 minuten kan (2 minuten regel)
  • Plannen als het meer tijd kost
  • Archiveren als het ’ter info’ is
  • Deleten als het geen bewaarwaarde heeft

Op deze manier heb je (bijna) geen ongelezen mails. Want zeg nou zelf, je wordt toch naar je mailbox getrokken als je ziet dat er ongelezen mails zijn? Dan word jij toch ook nieuwsgierig?

Spoed mail

Wat nu als er een ‘spoedmail’ binnenkomt? Tja, voor wie is het een spoedmail? En wat zou jij doen als er iets met spoed afgewikkeld moet worden? Inderdaad! Je loopt naar die persoon toe of je belt. Het is spoed dus je wilt die persoon direct spreken. Tuurlijk kun je daarna via mail de betreffende stukken naar hem/haar toezenden, maar eerst persoonlijk contact, je wilt toch zeker weten dat de spoedopdracht ook met spoed opgepakt wordt?